顺政发〔2016〕10号
关于印发顺城区行政执法案卷
归档管理规定的通知
各乡（镇）人民政府、街道办事处，区政府各部门，各有关单位：
经区政府研究同意，现将《顺城区行政执法案卷归档管理规定》印发给你们，请认真贯彻实施。
抚顺市顺城区人民政府
2016年7月21日
顺城区行政执法案卷归档管理规定
第一条 为加强行政执法案卷管理,规范立卷归档工作，有效保护和利用行政执法档案,避免档案缺失、损毁造成损失，根据《中华人民共和国行政处罚法》《中华人民共和国行政许可法》和《中华人民共和国档案法》等相关法律、法规，结合我区实际，制定本规定。
第二条 本规定适用于区所属行政执法职权机关、法律授权组织和受委托单位（以下称行政执法机关）行政执法案卷的制作、立卷、归档和管理工作。
行政执法案卷是指行政执法机关依法实施行政许可、行政处罚、行政强制、行政给付、行政征收、行政检查等行政执法行为时制作的法律文书、收集的证据资料的档案。
行政执法机关对行政执法案卷应当立卷归档，妥善保管。
第三条 行政执法机关内部具体行使行政执法职能、办理行政执法案件的机构（以下称案件承办机关）负责行政执法案件立卷、归档、管理工作。
第四条 行政执法机关应指定一名领导分管行政执法档案管理工作。案件承办机关应指定一名档案管理员具体负责执法案卷日常保管工作，配置必要设施，确保档案存放安全。
第五条 行政执法文书应当按照本办法第二条第二款分类管理、单独立卷、分类编号、一案一卷、一卷一号。行政给付、行政征收、行政检查类可根据情况数案一卷。
行政执法案卷应按年度立卷归档编号，跨年度的行政执法案件，应在立案年度立卷归档编号。
行政执法案卷的保管期限，应当根据行政执法案卷的种类，视行政行为的时效性、备考性确定，一般永久性保管。
第六条 行政处罚、行政强制、行政征收类案件的文书立卷视证据材料情况，实行正卷和副卷管理。正卷按照《辽宁省行政执法案卷立卷标准》载入反映行政执法全过程的法律文书，副卷载入举报信及涉及国家机密、商业秘密和管理相对人隐私的资料。正卷可以对外公开，副卷不对外公开。
第七条 立卷材料应文电合一，实行纸质档案、电子档案并存。卷内文字材料排列次序应严格按照行政决定书和送达回证在前，其余文书按照办案时间顺序排列，或者行政决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类顺序排列。内容相同的文书材料只存一份，特殊情况除外。归档材料除工商执照、税务登记、证件证书和相对人不便提供的涉及财产的重要材料外一律使用原件。
第八条 卷宗材料除封面、卷内目录、备考表外，卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角，反页在左上角编写。卷宗目录和备考表填写规范，案卷装订无金属物，并符合档案管理规范要求。
备考表用于记载副卷和证据袋编码、存放地、立卷人和审查人姓名、立卷时间、案卷说明等备考备查事项。
案卷封面题名要力求严谨确切，完整规范，字迹工整，注重严肃性。
第九条 卷内目录按卷内文书材料排列顺序逐项题名排列，并编写页码。没有题名的文书材料应拟写题名，已有的文书题名不得更改或者简化。
第十条 破损文书应修补，文书过小的应当衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐。
第十一条 卷内文书材料原则应当采用打印件，特殊情况下可采用钢笔书写，但应字迹清楚、书写工整。
第十二条 入卷的调查笔录应有行政执法机关参与调查人员2人以上签字。询问笔录修改处应有当事人按捺，封底处应有当事人签字按捺。询问笔录两页以上的应有被询问人错缝按捺和逐页签字。
第十三条 下列不便装订入卷的证据材料，应随卷交由档案管理员编制清单，妥善保管，不得遗失或损毁：
（一）实物证据材料保管。应将实物证据另行放置证据袋中随卷归档，并在证据袋上注明证据名称、数量、来源、提取时间地点、责任人、存放地等内容；
（二）照片证据材料保管。能入卷的应在粘贴页上注明拍摄时间、对象、拍摄人；不便入卷的照片资料应当注明拍摄时间、对象、拍摄人，登记造册，放入随卷证据袋，统一保管；
（三）声像证据材料保管。应当标注摄录的对象、时间、地点、中心内容和摄录人等，附卷登记保管。
第十四条 行政执法机关自决定立案之日起，案件承办人即应开始立卷的准备工作，在案件的调查工作中，及时制作执法文书，收集、整理证据材料，做好案卷建档工作。案件办结后，案件承办机关负责人应督促案件承办人在15个工作日内立卷归档，经其审查签字后与档案管理员办理移交手续。档案管理员负责集中、妥善保管案卷和证物袋。
第十五条 档案管理员在收到移交案卷后，应按要求认真填写案卷编号，分类登记保管，确保案卷完整、安全，方便案卷利用。
第十六条 案件承办机关负责人、档案管理员对案件承办人移交的档案负有审查责任，对不符合本规定要求的行政执法档案有权退还承办人，并要求其在5个工作日内补正、完善案卷。补正后，再行办理移交手续。
第十七条 严禁涂改、伪造、损毁、抽取、撤换、添加、删除卷内文字材料的违法行为，对违法行为人将依照《档案管理违法违纪行为规定》严肃查处。
第十八条 下列行为导致行政执法档案材料或者证据材料缺失、损毁，给对国家或管理相对人财产造成损害，将依据《档案管理违法违纪行为规定》由监察机关予以行政问责，情节严重的移交司法机关追究法律责任：
（一）行政执法机关负责人、分管领导疏于监督、指导执法档案管理工作，未按档案管理工作需要配备档案管理必要设施、设备的；
（二）案件承办机关负责人疏于审查、延误执法档案及时移交的；
（三）案件承办人将归档材料、资料据为己有，拒绝移交或延误移交、补正执法档案材料的；
（四）档案管理员疏于管理，档案保管不善或明知所保管的档案面临危险而不采取措施的；
（五）档案管理人员未经行政机关负责人批准，擅自提供、抄录、复制案卷材料的。
第十九条 档案管理员应尽职尽责，加强档案管理，采取措施防范档案缺失、损毁。对查阅档案的外部人员，应严格审查资格，禁止无关人员查阅、复制案卷资料，防止案卷缺失、损毁；对行政机关调阅行政执法案卷，应严格办理借阅手续，规定借阅期限，按期收回案卷。
第二十条 各行政执法机关负责人要增强档案管理意识，切实加强行政执法档案管理工作，建立行之有效的行政执法案卷归档管理制度，定期考评，定期检查，指导案卷制作和管理工作。
第二十一条 乡镇政府、街道办事处行政执法案卷归档管理适用本规定。
第二十二条 本规定自发布之日起施行。
辽公网安备 21041102000199号